Быстрый старт для рекрутера
Вступление
Если вы как рекрутер никогда не работали с ATS системами или Huntlee в частности, в этой статье будет описан процесс работы рекрутера, от настройки личного кабинета до ведения кандидата по воронке найма.
Описание рекрутера
Настройка личного кабинета
Создание вакансии
Добавление кандидата
Ведение кандидата по воронке
В первую очередь это пошаговая инструкция того, что нужно сделать чтобы начать работать с Huntlee. В конце каждого шага будут ссылки на подробные инструкции.
Рекрутер
В Huntlee существует три типа пользователей:
Администратор - обычно это руководитель, видит всю информацию по всем пользователям и может управлять доступом к функциям личного кабинета.
Рекрутер - обычно это HR-специалисты, видят информацию по вакансиям которые создали и в которые были добавлены. Создают и управляют вакансиями, добавляют кандидатов, перемещают их по воронке до найма или отказа.
Заказчик - обычно это руководители других отделов, оставляют заявки на найм для создания вакансий, могут просматривать вакансии на которые они добавлены и кандидатов на этих вакансиях.
Как рекрутер вы будете работать с кандидатами, назначать с ними встречи, писать письма, перемещать их по этапам найма, пока кандидат не будет взят на работу или не получит отказ.
Подробно о типах пользователя можно прочитать в разделе "Рекрутеры и заказчики".
Настройка личного кабинета
Перед тем как приступить к созданию вакансий и работе с кандидатами, необходимо:
Подготовить личный кабинет
Создать и настроить этапы
Объединить их в воронки.
Всё это можно сделать в разделе "Настройки".
Сверху раздела будут доступны несколько вкладок, пока вам нужны две:
Безопасность -здесь вы можете поменять пароль который установил ваш руководитель.
Воронка - здесь можно создать этапы, настроить их и объединить в воронку.
Шаблоны писем - здесь вы можете подготовить шаблоны писем которые вы будете направлять кандидатам и коллегам.
Создание и настройка этапа
Процесс найма состоит из добавления кандидата к найму на вакансию и перемещения его по этапам воронки найма. Первое что необходимо сделать, это подготовить этапы из которых будет состоять воронка, которую вы потом добавить в вакансию. В Huntlee уже есть заранее подготовленные этапы, но для гибкой работы требуется создание и настройка новых этапов.
Перейдите во вкладку "Воронка".
Справа на странице будет доступен блок "Библиотека этапов".
В этом блоке вы можете создать новый этап с помощью кнопки "+".
У вас откроется всплывающее окно создания этапа, пока просто дайте этапу название, например "Отправлено письмо с информацией" и нажмите сохранить.
Этап который вы создали появится внизу списка библиотеки этапов. На нём будет одна кнопка, нажмите её, чтобы увидеть меню управления этапом, нажмите "Выбрать действие".
У вас появится окно назначения действия. Действия это простые команды которые будут выполняться когда кандидат попадёт на этот этап. Выберите действие "Письмо кандидату"., справа появится выпадающий список шаблонов, в нём также выберите "Письмо кандидату", это заранее подготовленный шаблон с информацией для кандидатов. Сохраните внесённые изменения.
Вы создали ваш первый этап и назначили на него действие.
Создание воронки
Одного этапа для вакансии мало, требуется минимум пять, вы можете подготовить ещё несколько или использовать уже созданные. Но сначала их необходимо объединить в воронку. Воронка это просто группа этапов выстроенная в определённом порядке, двигаясь по воронке, кандидаты будут отсеиваться на каждом из этапов, пока не останутся те, кто будет лучше всего подходить для работы. В Huntlee также есть уже подготовленная воронка, но разные вакансии могут потребовать разные этапы, поэтому попробуйте создать новую.
Создать воронку также возможно во вкладке Воронка, с помощью кнопки "Новая воронка".
У вас откроется всплывающее окно создания воронки.
Укажите название воронки, например "Воронка для найма технических специалистов" и выберите этапы которые вы хотите в неё добавить.
Важно: выбирайте этапы в том порядке. в котом кандидат должен по ней двигаться.
Например:
Отклики
Письмо кандидату с информацией
Ожидание фидбэка
Собеседование
Оффер
Нанят
Отказ
Среди выбранных этапов должны быть "Отказ", "Оффер" и "Нанят", это обязательные этапы. Всего этапов должно быть не менее пяти.
Сохраните изменения. Вы создали вашу первую воронку. Теперь можно приступить к созданию вакансии.
Вы можете подробно изучить процесс создания и настройки этапа в разделе инструкции "Этапы"
Создание вакансии
Чтобы создать вакансию, нажмите на кнопку "Создать" и выберите создание вакансии.
У вас откроется всплывающее окно с большим количеством полей.
Заполните поля. Выберите себя для работы над вакансией, укажите количество сотрудников которые вы ищите. Пока не нажимайте "Публиковать", просто сохраните вакансию.
Если возникают трудности, подробно изучить создание вакансии можно в статье "Создание вакансии"
Добавление кандидата
Теперь необходимо найти и создать карточку кандидата. Кандидат это человек который имеет потенциал, чтобы стать сотрудником вашей компании, обычно у кандидата есть резюме с информацией по нему и контактными данными. Цель рекрутера, подготовить этапы и вакансию, найти кандидатов и провести их по этапам вакансии, пока кадровые требования не будут выполнены.
Всего способов добавления кандидата в базу четыре:
По отклику на джоб-сайте
Через плагин, перенести его с джоб-сайта.
Создать вручную
Создать с помощью ИИ из документа с резюме (доступно не для всех тарифов)
Рассмотрим пока два из них, ручное создание и через плагин.
Ручное создание
Ручное создание потребуется, если кандидата нет резюме на популярных лжоб-сайтах откуда его можно будет добавить. Тогда придётся заполнить информацию о нём вручную.
Нажмите кнопку "Создать" и выберите добавление кандидата.
У вас откроется всплывающее окно с полями куда необходимо внести информацию о кандидате.
После заполнения информации, нажмите кнопку сохранить. Вы попадёте на страницу карточки созданного кандидата.
Добавление кандидата через плагин
Добавление кандидата это более быстрый и удобный способ создания карточки кандидата в базе. Через плагин Huntlee вы можете перенести информацию о кандидата с сайта в карточку кандидата моментально.
Перейдите в раздел "Профиль", из него можно попасть на страницу для установки плагина.
После установки расширения для браузера, нажмите на его иконку в верхнем правом углу браузера.
У вас откроется окно плагина, здесь нужно будет указать те же данные, которые вы используете для входа в вашу учётную запись Huntlee. После авторизации появится предупреждение, что необходимо перейти на страницу с резюме.
Откройте резюме нужного кандидата на джоб-сайте и нажмите на плагин. В окне плагина будет возможность выбрать вакансию и этап. Выберите созданную вами вакансию и поместите кандидата на первый из этапов, нажмите "Сохранить". У вас появится оповещение, что кандидат успешно добавлен в базу. Вы сможете проверить его в разделе "Кандидаты" или в карточке вашей вакансии, в разделе "Вакансия".
Если при добавление кандидатов возникли трудности, посмотрите подробное описание в статье "Добавление кандидата в базу".
Ведение кандидата по воронке
Теперь когда все приготовления завершены, настроены этапы, создана вакансия, добавлен кандидат, осталось только поместить кандидата на вакансию и начать работу с ним. Управлять движением кандидата по вакансии можно из:
Карточки кандидата - поместить кандидата на вакансию можно только из карточки кандидата. Также отсюда можно перемещать его по этапам.
Карточки вакансии - здесь вы можете просматривать на каких этапах какие кандидаты и перемещать их.
Карточка кандидата
Для добавления кандидата на вакансию перейдите в раздел "Кандидаты" и откройте карточку нужного кандидата.
В карточке кандидата будет вся информация по кандидату и различные функции для работы с ним, сейчас вам требуется только нажать на кнопку "Добавить на вакансию".
У вас откроется всплывающее окно со списком всех ваших вакансий, выберите созданную вакансию.
И поместить кандидата на её первый этап.
Информация в карточке кандидата обновится и вы увидите что он теперь рассматривается на выбранной вакансии. Из карточки кандидата также возможно передвигать кандидатов между этапами одной вакансии, с помощью кнопки справа от вакансии.
Карточка вакансии
Для перемещения кандидата по этапам перейдите в раздел "Вакансии" и нажмите на нужную вакансию куда вы поместили кандидата.
У вас откроется карточка вакансии которую вы выбрали, сверху будут указаны этапы этой вакансии. Нажмите на этап, куда вы поместили кандидата.
Вам станут доступны для выбора кандидаты которые находятся на этом этапе, именно этой вакансии. Нажмите на кандидата, которого вы добавили.
У вас откроется карточка кандидата, где будет возможность удобного перемещения кандидата между этапами. Нажмите на кнопку "Сменить этап подбора".
У вас откроется окно смены этапа, выберите следующий в списке этап и подтвердите изменения.
Вы переместили первого кандидата с этапа на этап.
Подробнее прочитать про карточку кандидата, карточку вакансии и движение кандидатов можно в статьях:
Заключение
В этой статье описан алгоритм необходимых действий чтобы начать работу с Huntlee, но это минимальные знания которые потребуются для работы. В Huntlee есть большое количество функций которые помогут вам в работе, чтобы узнать о них, мы рекомендуем прочитать другие наши инструкции.
Если у вас остались вопросы по работе Huntlee, мы будем рады подсказать вам информацию в нашем чате.
Желаем вам удачной работы!